El reglamento de facturación está a punto de sufrir una reforma que aspira a deshacerse de la factura de papel de toda la vida y también de aquellas que no cuentan con el formato adecuado, independientemente de su presentación. Este nuevo sistema recibe el nombre de VeriFactu y su aplicación está a punto de hacerse realidad en los próximos meses en el marco de la nueva Ley Crea y Crece, que afecta a todas las actividades económicas desarrolladas por cuenta propia.
En este artículo, desentrañaremos todas las claves del nuevo sistema de facturación electrónica, cuándo entrará en vigor y cómo afectará a las facturas de empresas.
Qué es VeriFactu, el nuevo sistema de factura electrónica obligatoria de la AEAT?
VeriFactu viene a ser el nuevo sistema de validación de factura electrónica de la Agencia Tributaria que se engloba dentro de la Ley Crea y Crece. El organismo pretende agilizar, así, la gestión y digitalización de cualquier factura empresarial que se expida mediante aplicaciones informáticas. De esta forma, el reglamento de facturación electrónica nace para luchar contra el fraude fiscal y el blanqueo de capitales, entre otros.
Es decir, una vez entre en vigor, todo profesional por cuenta propia deberá emitir sus facturas a través de este sistema. En otras palabras, ya no vale con hacer las facturas en Word o cualquier factura hecha a mano. Deberán cumplir con una serie de requisitos especificados en la Orden Ministerial de VeriFactu 2024 que pasaremos a desgranar a continuación.
¿Cuáles son las características del Sistema VeriFactu?
Qué es el VeriFactu es algo que ya ha quedado claro. La cuestión es, ¿qué características tendrá cuando comience a aplicarse? Para que un software esté adaptado a VeriFactu, la nueva ley de Hacienda para facturas estima lo siguiente basándose en los nuevos requisitos de facturación y contabilidad:
El programa deberá generar un registro de facturación por cada emisión de nuevas facturas, además de garantizar su integridad de forma segura.
El programa deberá asegurar la inalterabilidad de los registros de facturación durante la emisión de la factura electrónica. También la conservación, legibilidad y accesibilidad de todas las facturas emitidas.
El programa deberá posibilitar el envío de manera automatizada de cada registro a la AEAT para su verificación. La normativa VeriFactu establece asimismo que, en caso de que no se quiera automatizar esta acción, deberá almacenar los registros respetando su integridad.
El programa deberá implementar un histórico de eventos para verificar la trazabilidad de la factura expedida.
En definitiva, cualquier software de facturación VeriFactu deberá cumplir con las premisas que acabamos de mencionar para que una factura VeriFactu se considere válida. Tanto la expedición como la identificación de las facturas VeriFactu se podrá hacer a través de software de terceros que cumplan con lo dispuesto en el nuevo Reglamento de Facturación de 2024 o bien mediante el Sistema VeriFactu de la propia Agencia Tributaria.
Dicho de otro modo, los empresarios y profesionales no están obligadas a adquirir un sistema electrónico de facturación de pago como se predecía, pero sí lo están a cumplir con la emisión de facturas verificables mediante el sistema informático que corresponda.
¿El Sistema VeriFactu cuándo entra en vigor?
El Real Decreto de factura electrónica ya ha sido aprobado y se espera que se aplique a partir del 1 de julio de 2025. Es decir, todas las empresas y autónomos deberán acogerse a este nuevo sistema electrónico de facturación antes de dicha fecha. Su implementación está siendo gradual precisamente para que la entrada en vigor de la factura electrónica no suponga un inconveniente ni para los profesionales ni para la Administración tributaria.
¿Quién está obligado a implementar VeriFactu?
Ya sabemos qué es el VeriFactu, pero, ¿a quién afecta realmente? ¿Quién está obligado a emitir facturas electrónicas? En términos generales, cualquier contribuyente que desarrolle una actividad económica por cuenta propia, sin distinción entre autónomos y empresas. Es decir, la factura electrónica pasa a ser obligatoria según la AEAT.
La única excepción se aplica a los territorios forales del país y a aquellas empresas que ya se hayan acogido al Suministro Inmediato de Información (SII). En este caso, la factura empresarial se podrá seguir haciendo con los mismos medios que hasta ahora, por lo que será declaración responsable de la empresa o autónomo, ya que el registro no se realiza de forma automática a través de un software certificado.
Por último, las empresas cuya facturación anual supere los 8 millones de euros deberán cumplir con el reglamento de facturación electrónica un año después de la aprobación de la nueva ley; el resto de empresas y autónomos cuentan con un plazo de dos años a partir de la entrada en vigor.
¿VeriFactu es gratis?
Depende. Hay que diferenciar entre VeriFactu, que es la nueva forma de validación de factura electrónica, y el Sistema VeriFactu. El primero puede ser integrado en aplicaciones de terceros en forma de programa de facturación y el coste puede variar en función de la empresa. Por su parte, el Sistema VeriFactu de la AEAT será de acceso libre y gratuito para garantizar su implementación y facilitar la facturación a Hacienda.
¿Qué diferencia hay entre VeriFactu y facturas con sello?
En términos generales, ninguna. Si hay algo que diferenciaba las facturas electrónicas con sello de las convencionales es que se podía demostrar la autenticidad de las mismas. Eso sí, su expedición estaba sujeta a programas de terceros y la firma electrónica de la entidad emisora. El objetivo de VeriFactu es precisamente estandarizar su emisión, formato y trazabilidad según lo dispuesto en la nueva Ley Antifraude, de manera que no quede sujeta a ciertos ámbitos, aplicaciones o empresas.
¿Necesitan tener ahora un QR las facturas?
Así es. Con la entrada en vigor del nuevo sistema VeriFactu, toda factura electrónica deberá llegar consigo un código QR a modo identificativo. ¿Cómo poner código QR en facturas? Su emisión estará sujeta al programa proporcionado por la empresa que decidamos contratar, así como el software proporcionado por la AEAT.
Artículo Extraído de Asesor Excelente
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